1. Xây dựng hệ thống

Khi bạn khởi tạo cơ sở dữ liệu ban đầu thì phần hệ thống này đã được xây dựng sẵn, có thể đáp ng trong trường hợp doanh nghiệp hoạt động nhiều lĩnh vực như: Thương mại, dịch vụ, sản xuất, xây lắp. Dù vậy chúng tôi vẫn trình bày phần này một cách chi tiết để bạn tham khảo và có thể thực hiện một số sửa đổi, bổ sung để phù hợp yêu cầu.

      1. Xây dựng tài khoản nhà nước
  1. Chức năng
  • Hệ thống tài khoản là công cụ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đi tượng kế toán. Ví dụ nghiệp vụ kinh tế “chi tiền mặt thanh toán cho nhà cung cấp” thì tiền mặt và phải trả nhà cung cấp là hai đi tượng kế toán, đã được mã hóa thành tài khoản 111 và 331.
  • Phần này giúp bạn xây dựng hệ thống tài khoản áp dụng để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp
  • Ngoài ra phần này còn có chức năng giúp bạn thiết lập các tài khoản cùng đi tượng, thiết lập tài khoản sử dụng tham chiếu và lựa chọn thuộc tính tài khoản phù hợp.
  1. Tờng hợp nào thì khai báo thêm tài khoản nhà nước
  • Xây dựng hệ thống tài khoản áp dụng trước hết phải tuân thủ theo bảng hệ thống tài khoản đưc ban hành theo quy đnh Nhà nước, bên cạnh đó có thể khai báo bổ sung các tài khoản chi tiết hơn đ đáp ứng yêu cầu hạch toán, quản lý của doanh nghiệp và lên được một số chỉ tiêu trong báo cáo tài chính
  • Trong chương trình đã có sẵn bảng hệ thống tài khoản theo quy định và một số trường hợp đã được khai báo chi tiết hơn đ đáp ứng yêu cầu báo cáo


Ví dụ 1: TK 128 – Đu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn

Theo quy định khi lên bảng cân đối kế toán, các khoản đu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn không quá 3 tháng thì ghi vào chỉ tiêu có mã số 112, các khoản lớn hơn 3 tháng ghi vào chỉ tiêu có mã số 123. Do đó vic khai báo TK 128 như hình trên đ đáp ứng yêu cầu này


Ví dụ 2: TK 2141 – Hao mòn TSCĐ hữu hình

Trong chương trình khai báo TK 214 chi tiết như hình trên đ đáp ứng yêu cầu lên thuyết minh báo cáo tài chính theo quy định


Ví dụ 3: TK 635 – Chi phí tài chính

Bảng HTTK theo quy định chỉ có 635 nhưng chương trình có tài khoản chi tiết như hình đ đáp ứng khi lên Báo cáo kết quả kinh doanh



  • Trường hợp muốn khai báo chi tiết TK1121: chi tiết từng ngân hàng; TK131: chi tiết từng khách hàng; TK141: chi tiết nhân viên tạm ứng … thì bạn thực hiện tại chức năng Khai báo danh mục chi tiết tài khoản (Mục …) – Với chức năng này chương trình hỗ trợ bạn thao tác nhập liệu nhanh hơn và lên báo cáo đáp ứng yêu cầu tốt hơn.



  1. Màn hình thao tác

Vào Hệ thống > Xây dựng hệ thống > Xây dựng tài khoản nhà nước



  1. Ý nghĩa các trường thông tin

Loại tài khoản

Trong chương trình có thiết kế các loại tài khoản có đặc tính quản lý riêng dùng để gắn cho một số tài khoản nhà nưc đ đáp ứng yêu cầu quản lý. Sau đây là các loại tài khoản đã được chọn sẵn sàng, các tài khoản không chọn loại tài khoản là các tài khoản thông thường.

Loại tài khoản

Đặc tính quản lý

TK áp dụng

TK hàng hóa, thành phẩm

Quản lý số lượng, tính giá xuất, trạng thái hàng, giá thành

1561, 1551

TK vật tư, công c

Quản lý số lượng, tính giá xuất

152,153

TK khách hàng

Quản lý MST, địa chỉ, điện thoại

131, 331, 1388, 3388

TK cán bộ, nhân viên

Quản lý thông tin chi tiết của nhân viên

141, 334

TK cổ phiếu, trái phiếu

Quản lý số lượng phát hành, mệnh giá

121, 228

TK tài sản cố định

Quản lý thẻ TSCĐ

211, 212, 213

TK thuế GTGT đầu vào

Kê khai thuế đầu vào

1331, 1332

TK thuế GTGT đầu ra

Kê khai thuế đầu ra

33311, 33312

Không có loại tài khoản

Thông thường

TK còn lại


Cùng đi tượng

Một tài khoản có thể được khai báo nhiều đi tượng chi tiết. Chức năng cùng đi tượng giúp bạn chọn một tài khoản này sẽ cùng đi tượng với một tài khoản kia.

Tác dụng của chọn tài khoản cùng đi tượng

Thứ nhất, giúp bạn tiết kiệm thời gian công sức khai báo đi tượng chi tiết lúc ban đầu và trong lúc nhập liệu phát sinh

Thứ hai, giúp bạn tiết kiệm thời gian công sức tối đa khi thực hiện các kết chuyển tổng hợp số liệu cuối kỳ

Ví dụ 1: Giả sử doanh nghiệp kinh doanh thương mại khoảng 1000 mã hàng:

Chắc chắn bạn sẽ khai báo đi tượng chi tiết cho TK 1561 để quản lý tồn kho, cụ thể khai báo 1000 mã hàng. Bên cạnh đó, có thể bạn cũng cần quản lý doanh thu (5111), giá vốn (6321) chi tiết theo 1000 mã hàng này. Ngoài ra danh mục ban đầu gồm 1000 mã hàng, trong quá trình làm sẽ phát sinh thêm các mã hàng nữa.

Bạn không có thời gian để khai báo mã hàng mà ở nhiều tài khoản như vy. Do đó chỉ cần chọn tài khoản 5111 cùng đi tượng với 1561, 6321 cùng đi tượng với 1561 > Rồi vào chức năng khai báo danh mục tài khoản hàng hóa khai báo 1 lần.

Ví dụ 2:  Giả sử doanh nghiệp sản xuất có khoảng 1000 sản phẩm:

Chắc chắn bạn sẽ khai báo đi tượng chi tiết cho TK 1551 để quản lý tồn kho, cụ thể khai báo 1000 sản phẩm. Bên cạnh đó, bạn cũng cần sử dụng tài khoản để tập hợp chi phí tính giá thành (6211, 1541), quản lý doanh thu (5111), giá vốn (6321) chi tiết theo 1000 sản phẩm này.

Cũng như ví dụ 1, bạn không có thời gian để khai báo mã hàng ở nhiều tài khoản. Hơn nữa khi thực hiện kết chuyển số liệu sẽ rất khó để kết chuyển Có 6211 – Nợ 1541 tách theo từng mã, Có 1541 – Nợ 1551 tách theo từng mã. Do đó chỉ cần chọn 6211 cùng đi tượng với 1551, 1541 cùng đi tượng với 1551 thì khi thực hiện kết chuyển số liệu cuối kỳ, bạn chỉ cần kích chuột là chương trình sẽ xử lý.

Lưu ý khi chọn tài khoản cùng đi tượng

Thứ nhất, về trình tự bạn cần chọn tài khoản cùng đi tưng trưc, sau đó mới khai báo danh mục đi tượng, tiếp theo sẽ nhập chứng từ phát sinh cho đi tượng.

Thứ hai, khi chọn tài khoản cùng đi tượng bạn cần xác định chắc chắn rằng các tài khoản này đáp ứng cho việc nhập chứng từ, số liệu đầu vào.


Tham chiếu

Chức năng tham chiếu giúp bạn quản lý theo dõi chi tiết số liệu của các tham số hay vụ việc.

Với một tài khoản kế toán, nếu như việc khai báo các đi tượng chi tiết chưa đ đáp ứng quản lý chi tiết số liệu thì bạn có thể sử dụng chức năng tham chiếu để linh hoạt trong việc quản lý truy xuất thông tin, theo dõi chéo thông tin số liệu.

Cách tham chiếu

Chức năng, ý nghĩa

TK nợ/có

Hiện tham số khi hạch toán bên nợ và bên có tài khoản

TK nợ

Chỉ hiện tham số khi hạch toán bên nợ tài khoản

TK có

Chỉ hiện tham số khi hạch toán bên có tài khoản

Đi tượng

Chỉ hiện tham số khi hạch toán đến các đi tưng được chọn

       

Trường hợp có sử dụng tham chiếu, sau khi đã chọn ở Tài khoản nhà nước bạn vào Hệ thống > Danh mục quản lý sẽ thấy menu để khai báo chi tiết các tham số, vụ việc


Thuộc tính tài khoản

Thuộc tính tài khoản là các thông tin quản lý đc trưng cho một số tài khoản. Sau đây là các thuc tính đã được chọn sẵn sàng:


Các thuộc tính cơ bản

Ý nghĩa

TK áp dụng

Sử dụng khoản mục phí

Quản lý chi tiết khoản mục phí

641,642,621,622,627

Sử dụng khế ước

Quản lý chi tiết khế ước

341

Quản lý hạn thanh toán

Quản lý hạn thanh toán

131

Quản lý hạn mức nợ

Quản lý hạn mức nợ

131

Quản lý hợp đồng

Quản lý chi tiết hợp đồng

131, 331

Sử dụng kho hàng

Quản lý chi tiết kho hàng

152,153,155,1561

Quản lý ngoại tệ

Quản lý ngoại tệ

1122,131,331 …

Quản lý số lượng

Quản lý số lượng

152,153,155,1561

Quản lý lô hàng

Quản lý chi tiết lô hàng

1561, 1551

Quản lý định mức

Quản lý tính giá thành theo định mức

1551

Quản lý số hóa đơn

Quản lý công nợ chi tiết hóa đơn

131,331

Quản lý ngân hàng

Quản lý chi tiết ngân hàng

131,331

Đánh giá chỉ tiêu dài hạn

Theo kỳ kế toán


Theo tài khoản


Theo mã cấp


Đánh giá từng khoản tại thời điểm cuối kỳ

Khai báo chi tiết tài khoản nhà nước

Đánh giá theo mã cấp được chọn

341,242,244,228



      1. Xây dựng phần hành nhập liệu
  1. Chức năng
  • Trong chương trình menu Kế toán chi tiết được thiết kế gồm các module riêng như: Tiền vốn; Mua hàng; Bán hàng và trong một module sẽ gồm các phần hành nhập liệu như module Tiền vốn sẽ có các phần hành Thu tiền mặt; Chi tiền mặt; Thu tiền ngân hàng; Chi tiền ngân hàng để bạn nhập chứng từ phát sinh theo từng loại phần hành.
  • Phần này giúp bạn thêm, sửa các nội dung định khoản thường dùng khi nhập nghiệp vụ kinh tế phát sinh
  • Ngoài ra bạn có thể sửa đổi thông số, hiển thị các trường tùy chọn và chọn loại mẫu phiếu in chứng từ theo từng phần hành nhập liệu.


  1. Màn hình thao tác
  • Vào Hệ thống > Xây dựng hệ thống > Xây dựng phần hành nhập liệu
  • Kích đúp chuột chọn tên phần hành muốn sửa đổi (VD: Chi tiền mặt)
  • Thực hiện sửa đổi gồm 3 nội dung cấu thành của phần hành: Phần hành; Mẫu phiếu; Tùy chọn 



  1. Ý nghĩa các trường thông tin

Nội dung định khoản

Chức năng này dùng để khai báo các nội dung nghiệp vụ kế toán và định khoản kèm theo nhằm giúp bạn hạch toán chứng từ phát sinh được dễ dàng, thống nhất.

Bạn có thể khai báo tại xây dựng phần hành nhập liệu này, ngoài ra cũng có thể khai báo thêm trong lúc nhập chứng từ phát sinh.

(Hình ảnh thêm nội dung định khoản trong Xây dựng phần hành nhập liệu)


(Hình ảnh thêm nội dung định khoản ngay lúc nhập chứng từ)



Các trường thông tin

Ý nghĩa

Nội dung định khoản

Nội dung diễn giải nghiệp vụ

TK nợ

Tài khoản nợ của định khoản

TK có

Tài khoản có của định khoản

Cộng ND

Để trống

Nội dung

Nội dung, tên cấp

Nội dung, kho, tên cấp

Tên cấp

Chọn hình thức thể hiện nội dung định khoản trên phiếu

Tự đng đề xuất hiện nội dung theo lý do đã nhập

Luôn hiện theo Nội dung khai báo

Hiện kết hợp “Nội dung” + “Tên cấp”

Hiện kết hợp “Nội dung” + “Tên kho” + “Tên cấp”

Chỉ hiện Tên cấp






Các chức năng, thông số hiển thị của phần hành

Các trường thông tin

Ý nghĩa

Phần hành

Các thông số chung của phần hành

Mã loại chứng từ

Loại phần hành

Tên loại chứng từ

Tên phần hành

Cùng chứng từ

Chọn nếu muốn cùng số chứng từ với phần hành khác

Ký hiệu chứng từ

Ký hiệu chứng từ của phần hành đó. Ví dụ PT; PC; PN, PX

Số chứng từ

Có thể chọn tăng theo Tháng/Quý/Năm

Hiển thị tài khoản

Có/Không hiển thị tài khoản trên phần hành

Định dạng hóa đơn

Chọn số ký tự của số hóa đơn, ví dụ 7 số 0000000

Định dạng chứng từ

Chọn số ký tự của số chứng từ, ví dụ 4 số 0000

Định dạng quyển số

Chọn số ký tự của quyển số, ví dụ 2 số 00

Hiển thị số lượng

Có/Không hiển thị cột số lượng trên phần hành, nếu phần hành nhập xuất hàng hóa vật tư thì bắt buộc chọn Có

Số dòng định khoản

Số dòng trên phần hành

Mẫu phiếu

Chọn mẫu phiếu để in chứng từ của phần hành

Tùy chọn

Tùy chọn chức năng hiển thị

Hiển thị số thứ tự

Hiện số thứ tự định khoản trên phần hành

Hiển thị nội dung định khoản

Cho phép chọn các nội dung định khoản đã khai báo khi nhập liệu

Hiển thị hạn thanh toán

Có/Không chọn hạn thanh toán

Hiển thị hình thức thanh toán

Có/Không chọn hình thức thanh toán

Hiển thị mẫu, ký hiệu hóa đơn đầu vào

Có/Không hiện mẫu số, ký hiệu khi kê khai hóa đơn đầu vào

Hiển thị chiết khấu

Có/Không hiện cột chiết khấu trên phần hành

Hiển thị lô hàng

Có/Không hiện cột lô hàng trên phần hành

Hiển thị kho hàng

Có/Không hiện cột kho hàng trên phần hành

Hiển thị hợp đồng

Có/Không hiện cột hợp đồng trên phần hành

Hiển thị NVBH

Có/Không hiển thị nhân viên bán hàng

Hiển thị chứng từ gốc

Có/Không hiển thị để nhập kèm theo chứng từ gốc

Hiển thị ghi chú

Có/Không hiển thị để nhập thêm ghi chú trên phần hành



      1. Xây dựng quy trình tổng hợp số liệu
  1. Chức năng

Cuối kỳ bạn sẽ phải thực hiện các bút toán kết chuyển, phân bổ đ xác định kết quả kinh doanh. Phần này giúp bạn xây dựng các bút toán kết chuyển/phân bổ tính giá thành; kết chuyển doanh thu, giá vốn, chi phí, qua đó giúp bạn chạy tổng hợp số liệu cuối kỳ chỉ bằng vài cái click chuột.


  1. Màn hình thao tác

Vào Hệ thống > Xây dựng hệ thống > Xây dựng quy trình tổng hợp số liệu


Lưu ý: Trường hợp bạn khai báo bổ sung bút toán kết chuyển thì bút toán vừa được thêm luôn nằm ở vị trí cuối bảng, trong khi đó chương trình chạy tổng hợp số liệu theo thứ tự từ trên xuống dưi. Do đó bạn cần sắp xếp vị trí của chúng sao cho đảm bảo theo trình tự của sơ đồ kết chuyển kế toán


  1. Ý nghĩa các trường thông tin


Tên module xử lý

Chức năng/Ý nghĩa

Kết chuyển số liệu

Giúp bạn kết chuyển từ TK nguồn đến TK đích trong trường hợp cả 2 TK cùng đi tượng, hoặc TK đích không quản lý đi tượng chi tiết

Phân bổ chi phí

Phân bổ số liệu từ TK nguồn đến TK đích trong trường hợp 2 TK không cùng đi tưng và TK đích có quản lý đi tượng chi tiết

Tính bảo hiểm

Giúp bạn xác định các tỷ lệ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ và trích các khoản này vào chi phí

Xuất vật tư sản xuất

Giúp tính NVL xuất kho cho sản xuất theo phương pháp định mức NVL

Bổ sung giá thành nhập kho

Giúp bạn cập nhật số liệu giá thành vào chứng từ nhập kho

Bổ sung giá thành xuất kho

Giúp bạn bổ sung giá vốn bình quân xuất kho sau khi đã có được giá thành nhập kho

Xác định kết quả

Giúp bạn kết chuyển tương t như module kết chuyển số liệu, nhưng x lý đồng thời kết chuyển doanh thu và giá vốn

Kết chuyển lãi lỗ

Giúp bạn kết chuyển số liệu các TK 911 đến TK 4212



Định nghĩa cách tính module kết chuyển số liệu

Các trường thông tin

Chức năng/Ý nghĩa

Kết chuyển từ bên Nợ/Có

Tích chọn căn cứ vào số liệu bên Nợ/Có của TK nguồn

Từ tài khoản

Nhập TK nguồn của bút toán kết chuyển

Đến tài khoản

Nhập TK đích của bút toán kết chuyển

Chi tiết tài khoản

Có/Không chỉ kết chuyển riêng một đi tượng chi tiết, hoặc một nhóm đi tượng chi tiết của tài khoản

Kho hàng, khoản mục

Có/Không chỉ kết chuyển riêng cho kho hàng, khoản mục

Nhóm theo tham số, dự án, khoản mục …

Có/Không kết chuyển tương ứng theo tham số, dự án, khoản mục










Định nghĩa cách tính module phân bổ chi phí

Các trường thông tin

Chức năng/Ý nghĩa

Kết chuyển từ bên Nợ/Có

Tích chọn căn cứ vào số liệu bên Nợ/Có của TK nguồn

Từ tài khoản phân bổ

Nhập TK nguồn của bút toán phân bổ

Đến tài khoản

Nhập TK đích của bút toán phân bổ

Theo phương pháp

Chọn tự động/tùy chọn

Theo bên

Nếu cách tính phân bổ theo tỷ lệ thì chọn bên Nợ/Có của tài khoản cơ s

Ngoài ra có thể phân bổ theo chỉ tiêu, hệ số

Tài khoản cơ s

Nhập tài khoản cơ s để phân bổ theo tỷ lệ

Chi tiết tài khoản phân bổ

Có/Không chỉ phân bổ riêng một đi tượng chi tiết, hoặc một nhóm đi tượng chi tiết của tài khoản phân bổ

Kho hàng, khoản mục

Có/Không chỉ phân bổ riêng cho kho hàng, khoản mục

Nhóm theo tham số, dự án, khoản mục …

Có/Không phân bổ tương ứng theo tham số, dự án, khoản mục



Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Produce online help for Qt applications