2.6 Các chức năng và thao tác khi lấy báo cáo

Các thao tác chung lấy báo cáo

Khi bấm vào menu lấy báo cáo thì chương trình hiện ra giao diện sổ sách báo cáo bạn cần lấy. Ví dụ dưới đây là Sổ chi tiết tài khoản, có các chức năng thao tác chung như sau:

Các điều kiện lọc số liệu thường dùng

Chỉ tiêu	Chức năng, ý nghĩa
Tài khoản	Nhập tài khoản cần lấy báo cáo Bạn có thể nhập 152 hoặc 1521 hoặc 1521,1522
Thời gian	Chọn kiểu thời gian, khoảng thời gian lấy báo cáo
Chi tiết tài khoản	Chọn lọc đối tượng chi tiết của tài khoản lấy báo cáo VD: TK 331 thì chi tiết tài khoản là các nhà cung cấp; TK 1561 thì chi tiết tài khoản là hàng hóa
Kho hàng	Chọn lọc theo kho hàng khi lấy tài khoản hàng hóa, vật tư
Khoản mục	Chọn lọc theo khoản mục phí

Sau khi đã chọn các điều kiện thường dùng như trên thì bản nhấn Tìm kiếm (F5) trên thanh công cụ để chương trình lên số liệu.

Các điều kiện lọc mở rộng

Chỉ tiêu	Chức năng, ý nghĩa
Nhóm chỉ tiêu có chức năng hiển thị dạng cột trên báo cáo
TKĐƯ	Có/Không hiển thị tài khoản đối ứng; lọc theo TKĐƯ
Chi tiết	Hiển thị chi tiết từng định khoản của chứng từ (hiển thị cả nội dung định khoản giống nhau, theo thứ tự của chứng từ)
Số lượng	Có/Không hiển thị số lượng
Đơn giá	Có/Không hiển thị đơn giá
PS nợ	Có/Không hiển thị phát sinh bên nợ của tài khoản lấy báo cáo
PS có	Có/Không hiển thị phát sinh bên có của tài khoản lấy báo cáo
VNĐ	Lấy báo cáo theo tiền VNĐ
Ngoại tệ	Có/Không hiển thị theo ngoại tệ
Tỷ giá	Có/Không hiển thị tỷ giá
Họ tên	Có/Không hiển thị họ tên chứng từ
Số HĐ	Có/Không hiển thị số hóa đơn đầu ra của chứng từ
Kho	Có/Không hiển thị kho hàng
KM phí	Có/Không hiển thị khoản mục phí
Tên TK	Có/Không hiển thị tên cấp tài khoản, tên cấp tài khoản đối ứng
Nhóm chỉ tiêu có chức năng lọc số liệu lên báo cáo
Chi tiết đối ứng	Chọn lọc đối tượng chi tiết của tài khoản đối ứng
Hợp đồng	Chọn lọc hợp đồng nếu tài khoản lấy báo cáo có quản lý hợp đồng
Chi tiết bảng mã	Chọn chi tiết theo bảng nhóm mã tài khoản
Lô hàng	Chọn lọc theo lô hàng nếu tài khoản lấy báo cáo co1 quản lý lô hàng
Điều kiện khác	Chọn lọc theo một số điều kiện khác
Phần hành	Chọn lọc theo phần hành nhập liệu
Thao tác viên	Chọn lọc theo người nhập liệu
Tham chiếu nợ 123	Chọn lọc theo tham chiếu bên nợ
Tham chiếu có 123	Chọn lọc theo tham chiếu bên có
Dự án	Chọn lọc theo dự án
Yếu tố phí	Chọn lọc theo yếu tố phí
Tính chất phí	Chọn lọc theo tính chất phí

Sau khi đã chọn các điều kiện như mong muốn thì bản nhấn Tìm kiếm (F5) trên thanh công cụ để chương trình lên số liệu.

Thanh công cụ chức năng

Công cụ điều khiển	Chức năng, ý nghĩa
Lựa chọn	Giúp bạn lựa chọn một số trường tùy chọn để lên báo cáo theo yêu cầu
Tìm kiếm (F5)	Tìm kiếm lên số liệu báo cáo, có ý nghĩa là thao tác xác nhận sau khi đã chọn các điều kiện lên báo cáo
Chi tiết	Giúp bạn xem lại chứng từ, truy xuất ngược xem lại chứng từ đã nhập
In số liệu	In báo cáo
Hiển thị	Giúp bạn phân mảng báo cáo theo cột/dòng trong trường hợp màn hình không hiển thị đủ các cột
Máy tính	Giúp bạn tính nhanh các phép tính + - * /
Trợ giúp	Đưa đến trang hướng dẫn trên website
Kết thúc (ESC)	Kết thúc/Thoát màn hình đang mở

Thao tác lọc trên bảng dữ liệu báo cáo

Để lọc bảng dữ liệu trên báo cáo theo một số điều kiện nhất định, bạn rê chuột vào tiêu đề cột và chọn như hình > rồi nhấn Xác nhận

Để truy xuất các báo cáo có liên quan một cách nhanh chóng, bạn kích chuột phải vào bảng dữ liệu > rồi chọn loại báo cáo như mong muốn

VD: Đang xem Bảng cân đối phát sinh > Kích phải xem Sổ tổng hợp tài khoản > Kích phải xem Sổ chi tiết tài khoản

Tùy chọn lên báo cáo theo yêu cầu

Chọn mẫu báo cáo

Một loại báo cáo có thể có nhiều mẫu báo cáo thể hiện khác nhau. Do đó khi bạn bấm vào menu loại báo cáo bất kỳ thì chương trình sẽ hiện ra theo mẫu mặc định, tuy nhiên bạn có thể chọn mẫu báo cáo khác như hình:

Thêm trường lên báo cáo

Trong một mẫu báo cáo bạn có thể thêm trường muốn hiển thị lên báo cáo như hình, khi đã hiển thị vừa ý thì bạn nhấn Lưu để lần sau không phải chọn lại.

Một số trường có thể thường được dùng:

Công cụ điều khiển	Chức năng, ý nghĩa	Loại báo cáo có thể áp dụng
Ngày chứng từ	Ngày lập chứng từ	Sổ chi tiết
Số chứng từ	Số chứng từ	Sổ chi tiết
Nội dung	Nội dung hạch toán	Sổ chi tiết
TK đối ứng	Tài khoản đối ứng	Sổ chi tiết
PS nợ	Phát sinh nợ	Sổ chi tiết/Sổ tổng hợp
PS có	Phát sinh có	Sổ chi tiết/Sổ tổng hợp
Nhóm tài khoản	Nhóm theo danh mục tài khoản	Sổ tổng hợp
Họ tên	Họ tên trên chứng từ	Sổ chi tiết
Đơn vị	Đơn vị trên chứng từ	Sổ chi tiết
Địa chỉ	Địa chỉ trên chứng từ	Sổ chi tiết
Lý do	Lý do trên chứng từ	Sổ chi tiết
Mã cấp	Mã đối tượng của TK lấy báo cáo	Sổ chi tiết/Sổ tổng hợp
Tên cấp	Tên đối tượng của TK lấy báo cáo	Sổ chi tiết/Sổ tổng hợp
Khoản mục	Tên khoản mục phí	Sổ chi tiết/Sổ tổng hợp
NVBH	Tên nhân viên bán hàng	Sổ chi tiết

Lưu ý: Mẫu báo cáo mặc định thông thường theo mẫu quy định với số cột giới hạn đảm bảo khi in với khổ giấy A4 dọc, A4 ngang đều đủ. Trường hợp nếu bạn thêm nhiều cột thì có thể sử dụng chức năng sao chép mẫu báo cáo và lựa chọn hiển thị thêm các cột theo yêu cầu quản lý (vừa có mẫu báo cáo riêng mà không ảnh hưởng báo cáo theo quy định).

Sao chép mẫu báo cáo

Chức năng này giúp bạn sao chép một mẫu báo cáo ra và lựa chọn hiển thị thêm các trường theo yêu cầu quản lý:

Sau khi Sao chép mẫu báo cáo bạn chọn thêm các cột theo yêu cầu rồi Lưu như hình ví dụ:

Thay đổi vị trí cột, tinh chỉnh báo cáo

Để di chuyển vị trí cột bạn kích vào giữa tiêu đề cột và giữ chuột kéo đến vị trí cần hiển thị thì thả chuột
Để tinh chỉnh độ rộng các cột bạn rê chuột vài đường viền của cột tiêu đề, rồi kích giữ chuột kéo qua trái phải (thao tác tương tự Excel)

Khi đã hiển thị vừa ý thì bạn nhấn Lưu để lần sau vào báo cáo không phải chỉnh lại

Nhóm theo các cột trên báo cáo

Trường hợp muốn nhóm thông tin cột nào thì bạn di chuyển cột đó ra trái ở vị trí đầu tiên, sau đó chọn nhóm the cột đó.

Kết xuất báo cáo ra Excel

Tất cả báo cáo trong chương trình đều có thể kết xuất ra Excel để làm việc cho mục đích khác

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free HTML Help documentation generator